Jak zgłosić szkodę lub incydent

Klient uszkodził statyw, na podłodze pojawiła się rysa, reflektor nie działa po wizycie - takie sytuacje się zdarzają. Ważne, żeby zgłosić je szybko i z dobrą dokumentacją.

Tworzenie raportu szkody

Przejdź do Panel właściciela -> Raporty szkód
Kliknij Zgłoś szkodę
Wypełnij formularz:
- Rezerwacja - wybierz sesję, podczas której doszło do incydentu (lub po której zauważono szkodę)
- Sala - wskaż, w której sali wystąpiła szkoda
- Opis - opisz dokładnie co się stało i co jest uszkodzone. Im więcej szczegółów, tym lepiej dla ewentualnych roszczeń
- Waga - oceń skalę problemu:
  - Drobna - rysa, plama, kosmetyczne uszkodzenie
  - Średnia - uszkodzony sprzęt wymagający naprawy, ubytek w wyposażeniu
  - Poważna - sala niezdatna do użycia, poważne zniszczenie sprzętu
Dodaj zdjęcia - to opcjonalne, ale bardzo zalecane. Zdjęcia są kluczowe, jeśli dojdzie do sporu z klientem. Więcej o dokumentacji fotograficznej przeczytasz w artykule o dokumentacji szkód.
Zapisz raport

Kto może zgłaszać szkody?

Raporty mogą tworzyć osoby z odpowiednimi uprawnieniami:

Właściciel i Manager - pełny dostęp do raportów, mogą je tworzyć, przeglądać i zarządzać
Technik - może tworzyć i przeglądać raporty
Recepcja - może tworzyć i przeglądać raporty (przydatne, gdy recepcja zauważy uszkodzenie podczas check-inu klienta)

Osoby z rolą "Sprzątanie" widzą raporty, ale nie mogą ich tworzyć. Jeśli osoba sprzątająca zauważy szkodę, powinna poinformować managera lub technika.

Co się dzieje po zgłoszeniu?

Raport trafia do przeglądu. Manager lub właściciel otrzymuje powiadomienie i ocenia sytuację. Następnie podejmuje decyzję o dalszych krokach - od naprawy we własnym zakresie po propozycję potrącenia z kaucji klienta. Cały przebieg raportu jest opisany w artykule o przebiegu raportu szkody.

Zgłaszaj szkody jak najszybciej po ich odkryciu - najlepiej tego samego dnia. Raport z dokumentacją fotograficzną złożony w dniu incydentu jest znacznie bardziej wiarygodny niż zgłoszenie po tygodniu, gdy ślady mogły się zatrzeć.

Czy mogę edytować raport po zapisaniu?

Opis i wagę raportu możesz zaktualizować, ale dodane zdjęcia pozostają niezmienne - to zabezpieczenie wiarygodności dokumentacji. Nie można też zmienić powiązanej rezerwacji ani sali po zapisaniu.