Jak zapobiegać sporom płatniczym

Najlepsza strategia wobec chargebacków to sprawić, żeby klienci nigdy nie musieli ich otwierać. Wiemy, że spór płatniczy to stresująca sytuacja - oto sprawdzone sposoby, żeby jej unikać.

Komunikacja to podstawa

Większość chargebacków wynika z braku komunikacji. Klient, który nie może się z Tobą skontaktować, częściej idzie do banku.

• Odpowiadaj na wiadomości szybko - najlepiej w ciągu 1-2 godzin, zwłaszcza przed wizytą
• Włącz automatyczne potwierdzenia - klient powinien dostać e-mail zaraz po rezerwacji
• Informuj o zmianach - jeśli zmieniasz salę lub sprzęt, powiadom klienta od razu

Precyzyjny opis oferty

Klient, który dostaje dokładnie to, czego się spodziewał, nie otworzy sporu.

• Aktualne zdjęcia - pokazuj salę taką, jaka jest naprawdę, nie taką, jaka była rok temu
• Rzetelny opis - nie przesadzaj z opisem wyposażenia. Lepiej pozytywnie zaskoczyć niż rozczarować
• Jasna lista sprzętu - wyraźnie zaznacz, co jest w cenie, a co za dopłatą

Elastyczna polityka

Marta prowadzi studio podcastowe. Klient napisał, że musi odwołać sesję dzień wcześniej - mimo że termin bezpłatnej rezygnacji już minął. Marta zaoferowała przesunięcie terminu zamiast anulowania. Klient przyszedł tydzień później i wystawił 5 gwiazdek.

• Proponuj rozwiązania - przesunięcie terminu, zmiana sali, częściowy zwrot
• Szybki zwrot jest tańszy niż chargeback - nawet częściowy zwrot rozwiązuje sprawę taniej

Dokumentuj sesje

• Używaj list kontrolnych - check-in i check-out potwierdzają, że klient korzystał z sali
• Zachowuj wiadomości - cała komunikacja w Booquela jest archiwizowana automatycznie
• Notuj problemy - jeśli coś poszło nie tak podczas wizyty, zapisz to w notatkach rezerwacji

Rozpoznawaj sygnały ostrzegawcze

Czerwone flagi, że klient może otworzyć spór:

• Wyraził niezadowolenie, ale nie poprosił o zwrot
• Nie odpowiada na Twoje wiadomości po wizycie
• Napisał negatywną recenzję

W takich sytuacjach napisz do klienta i zaproponuj rozwiązanie, zanim zdecyduje się na chargeback.