Obsługa nieobecności klienta (no-show)

Klient nie pojawił się na sesji. To frustrujące - sala stoi pusta, a Ty miałeś zaplanowany czas. Oto jak krok po kroku obsłużyć taką sytuację.

Krok 1: Poczekaj i skontaktuj się

Nie oznaczaj nieobecności od razu. Daj klientowi 15-30 minut od planowanego początku sesji. W tym czasie:

Wyślij wiadomość przez Booquela: "Cześć, czekamy na Ciebie w studiu. Czy wszystko OK?"
Zadzwoń na numer telefonu z rezerwacji.

Może klient utknął w korku, pomylił adres albo po prostu zapomniał - przypomnienie może uratować sytuację.

Krok 2: Oznacz no-show

Jeśli po 15-30 minutach nie ma kontaktu i klient się nie pojawił:

Przejdź do Panel właściciela -> Rezerwacje.
Kliknij w rezerwację, a następnie Oznacz jako nieobecność.
Potwierdź.

Status zmienia się na Nieobecność, a studio zatrzymuje pełną kwotę.

Do kiedy mogę oznaczyć no-show?

Od momentu planowanego początku sesji do momentu, gdy system automatycznie zakończy rezerwację (czyli do końca zarezerwowanych godzin). Jeśli klient zarezerwował 10:00-13:00, masz czas do 13:00. Po 13:00 system oznaczy rezerwację jako zakończoną i nie będzie już możliwości zmiany na no-show.

Co jeśli klient się odezwie po oznaczeniu?

Oznaczenie no-show jest nieodwracalne. Ale to nie znaczy, że nie możesz nic zrobić:

Możesz ręcznie utworzyć nową rezerwację na inny termin.
Kwota z no-show pozostaje u studia. Jeśli chcesz ją zwrócić (np. klient miał naprawdę poważny powód), skontaktuj się z supportem Booquela.
Warto rozważyć dobry gest - np. zaproponować nowy termin bez dodatkowej opłaty, gdy klient miał uzasadnioną sytuację losową.

Jak zapobiegać nieobecnościom

Włącz przypomnienia SMS - są skuteczniejsze niż e-mail. Klient dostaje SMS 24h i 2h przed sesją. Konfiguracja w Panel właściciela -> Ustawienia komunikacji.
Rozważ przedpłatę - klienci, którzy zapłacili, rzadziej nie przychodzą.
Zbieraj numery telefonów - w razie braku kontaktu masz alternatywny kanał.

Kto może oznaczać no-show?

No-show mogą oznaczyć właściciel i manager. Recepcja, technicy i osoby sprzątające nie mają tej opcji.

Wiemy, że nieobecność klienta jest frustrująca. Ale warto pamiętać, że najczęściej to wynik zapominalstwa, a nie złej woli. Dlatego zawsze kontaktuj się z klientem przed oznaczeniem no-show.