Automatyczne przypisywanie list i dyżury

Nie musisz ręcznie rozdzielać list kontrolnych między członków zespołu. Platforma robi to automatycznie na podstawie dyżurów i ról.

Jak działa przypisywanie?

Gdy automatycznie tworzy się lista kontrolna (np. przy potwierdzeniu rezerwacji), platforma sprawdza kilka rzeczy po kolei:

Kto jest na dyżurze w danym momencie - priorytet mają osoby aktualnie pracujące w studiu
Kto ma odpowiednią rolę - np. lista sprzątania trafia do osoby z rolą "Sprzątanie", a nie do technika
Kto ma dostęp do sali - jeśli członek zespołu jest ograniczony do konkretnych sal (więcej w artykule o ograniczeniach sal), nie dostanie listy dla innej sali

Jeśli żadna osoba nie jest aktualnie na dyżurze, platforma używa automatycznego zastępstwa:

Najpierw szuka managera przypisanego do studia
Jeśli nie ma managera, przypisuje zadanie do właściciela studia

Dzięki temu żadna lista kontrolna nigdy nie zostaje bez przypisania.

Konfiguracja dyżurów

Dyżury ustawiasz w Panel właściciela -> Dyżury. Dla każdego dyżuru określasz trzy rzeczy:

Kto pracuje (wybierniesz członka zespołu z listy)
W jakie dni tygodnia (np. poniedziałek, środa, piątek)
W jakich godzinach (np. 8:00-16:00)

Przykład: Marta pracuje w poniedziałki i środy od 9:00 do 17:00, a Tomek we wtorki i czwartki od 10:00 do 18:00. Listy kontrolne dla sesji w poniedziałek rano automatycznie trafią do Marty, a we wtorek - do Tomka.

Szablony zadań - zaawansowana automatyzacja

Oprócz list kontrolnych możesz skonfigurować szablony zadań w Panel właściciela -> Szablony zadań. Szablony zadań automatycznie tworzą zadania przy określonych zdarzeniach:

Po potwierdzeniu rezerwacji
Po zakończeniu sesji
Po zgłoszeniu szkody

To przydatne, gdy chcesz automatycznie zlecić konkretnej osobie dodatkowe działanie poza standardową listą kontrolną.

Zacznij od prostych dyżurów pokrywających godziny otwarcia studia. Dzięki temu każda sesja będzie miała przypisaną odpowiedzialną osobę, a Ty nie musisz o niczym pamiętać.

Co jeśli nikt nie jest na dyżurze?

Platforma i tak przypisze listę - do managera lub właściciela. Żadna lista kontrolna nie zostanie "zgubiona" ani zapomniana. Ale brak skonfigurowanych dyżurów oznacza, że właściciel będzie dostawał wszystkie powiadomienia i listy - więc warto poświęcić chwilę na konfigurację dyżurów.